4. Desarrollar Épicas
Entrada
Feedback de usuarios potenciales
Épica: Procesos Comerciales
Eduardo Gómez, encargada comercial, dijo que cuando hace una proforma, tiene que calcular totales y descuentos en Excel.
Señaló que si eso estuviera en el sistema, sería más rápido y con menos errores.
Esto motivó la creación de funcionalidades para generar proformas desde el sistema, seleccionar productos desde un catálogo, aplicar descuentos y convertirlas en contratos.
Épica: Emisión de Certificados
Soledad Chávez, secretaria técnica, indicó que los clientes suelen pedir certificados después de una recarga, y que actualmente los genera en Word a mano.
Le gustaría que el sistema los generara automáticamente.
Este comentario impulsó el desarrollo de la generación automática de certificados por cliente o por contrato.
Épica: Dashboard Administrativo
Desde el área administrativa, se reportó que el gerente suele pedir resúmenes de clientes atendidos o ventas del mes, y que actualmente se cuentan manualmente.
Se sugirió que esos datos se presenten en gráficos.
Este feedback llevó a implementar un dashboard visual con indicadores clave como ventas, vencimientos y certificados emitidos.
Casos de uso comunes en la empresa
- Registro y seguimiento de clientes con múltiples extintores o sedes
- Programación de visitas técnicas
- Generación de contratos y certificados
- Seguimiento post-servicio con alertas de vencimiento
Herramientas:
Agrupación de Funcionalidades por Flujo de Negocio
Agrupación por flujo de negocio es una técnica que organiza funcionalidades en función de los procesos reales que siguen los usuarios dentro de la empresa, se agrupa por etapas del trabajo diario, lo cual facilita la comprensión, priorización y diseño del sistema desde una perspectiva centrada en el usuario.Gestión de usuarios y seguridad
- Registro, edición y eliminación de usuarios del sistema.
- Inicio de sesión seguro con autenticación.
- Cierre automático por inactividad.
Registro y gestión de clientes
- Ingreso de datos de clientes para mantener una base actualizada.
- Búsqueda rápida por RUC, nombre o grupo.
- Consulta de historial de proformas y contratos.
Gestión del catálogo de productos y servicios
- Administración del catálogo de productos y servicios.
- Actualización y eliminación de productos/servicios.
Procesos comerciales
- Generación de proformas según necesidades del cliente.
- Cálculo automático de precios totales y subtotales.
- Conversión de proformas en contratos formales.
Alertas y gestión de vencimientos
- Alertas sobre productos o servicios por vencer.
- Visualización de cronogramas para acciones preventivas.
Gestión de certificados
- Emisión de certificados individuales o por contrato.
- Consulta y filtrado de certificados emitidos.
- Preparación previa para la entrega de certificados al cliente.
Salidas:
Lista de épicas funcionales
| Épicas | Historias de Usuario |
|---|---|
| Épica 1: Seguridad y gestión de usuarios |
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| Épica 2: Gestión de Clientes |
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| Épica 3: Catálogo de Productos |
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| Épica 4: Procesos Comerciales |
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| Épica 5: Alertas y Vencimientos |
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| Épica 6: Gestión de certificados |
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Prototipos
Prototipo 1
Ana Luján, secretaria administrativa en “Extintores SAC”, tiene 41 años y es responsable de ingresar y mantener actualizados los datos de los clientes. Gracias al sistema CRM, puede registrar información detallada, lo cual le permite generar una base de datos confiable y fácilmente consultable. El sistema le facilita realizar búsquedas dinámicas y rápidas, mejorando la atención y reduciendo tiempos de respuesta ante solicitudes del gerente o los auditores. De esta forma, Ana aporta al incremento de la eficiencia operativa.
Prototipo 2
Maritza Gómez, de 34 años, trabaja como secretaria en la sede principal. Tiene la responsabilidad de gestionar el ciclo comercial desde la creación de proformas hasta la conversión en contratos formales. Cuando un cliente solicita un servicio, Maritza genera la proforma en el sistema seleccionando los productos y servicios desde el catálogo. Una vez el cliente acepta, convierte esa proforma en un contrato y añade información como fecha de entrega, forma de pago y observaciones. Esta trazabilidad digital asegura que cada entrega esté correctamente documentada, reduciendo errores administrativos y fortaleciendo la relación con el cliente, lo que representa un incremento en el valor entregado.
Prototipo 3
Soledad Chávez, secretaria en la sede de Villa María del Triunfo, tiene 28 años y es la encargada de emitir los certificados de recarga de extintores. Utiliza el CRM para registrar las recargas realizadas y luego generar automáticamente los certificados individuales o por contrato. Esta eficiencia es valorada por los técnicos que dependen de los documentos que Soledad imprime para entregar un servicio completo y profesional al cliente.
Prototipo 4
Ruth Quispe, tiene 30 años y trabaja como secretaria auxiliar en la oficina principal de “Extintores Perú SAC”. Ella está encargada de revisar las fechas de vencimiento de servicios como recargas y fumigaciones. El sistema CRM le muestra alertas y cronogramas visuales, lo que le permite contactar proactivamente a los clientes antes del vencimiento. Esto ayuda a mantener la fidelización del cliente, lo cual es valorado por el gerente.
